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E-Rechnung beim Zentralen Rechnungseingang des Landes einreichen

Wenn Ihr Unternehmen öffentliche Aufträge für Behörden des Landes oder sonstige teilnehmende öffentliche Auftraggeber erbringt, können Sie elektronische Rechnungen beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) einreichen.

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

  • Hochladen/Upload
  • E-Mail
  • PEPPOL (seit dem 14. März 2022)

Ihre elektronischen Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie dem Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID bereitgestellt.
Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.

Damit Sie Ihre elektronische Rechnungen einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen.

Sie müssen

  • maschinenlesbar sein und
  • in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (als XML-Dokument, Bilddatei reicht nicht, PDF-Dokument nur, wenn es die Spezifikation ZUGFeRD erfüllt).

Seit dem 1. Januar 2022 sind Sie verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen, wenn Sie Leistungen für die öffentliche Verwaltung auf Landesebene erbringen. Davon ausgenommen sind Rechnungen, die

  • den Betrag von EUR 1.000 netto nicht überschreiten (und bis zum 31.12.2025 ausgestellt wurden) oder
  • geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten aufweisen.

Diese Verpflichtung gilt nicht für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung auf kommunaler Ebene.

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahren müssen.

Voraussetzungen

  • Sie erbringen Leistungen für
    • Behörden des Landes oder
    • sonstige öffentliche Auftraggeber, die am ZRE teilnehmen (z.B. Hochschulen oder Kommunen)
  • Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (als XML-Dokument) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; Bilddatei genügt nicht, PDF-Dokument nur, wenn es die Spezifikation ZUGFeRD erfüllt.
  • Die elektronische Rechnung muss darüber hinaus folgende Anforderungen erfüllen:
    • Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931)
    • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg und
    • Anforderungen der aktuell gültigen Nutzungsbedinungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg

Zuständigkeit

Zentraler Rechnungseingang des Landes

Ablauf

Sie können Ihre elektronischen Rechnungen

  • durch E-Mail senden,
  • direkt hochladen oder
  • seit dem 14. März 2022 mittels PEPPOL beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg einbringen.
    Das PEPPOL eDelivery Network ist ein europäisches Transportnetzwerk für den Austausch von Dokumenten mit der öffentlichen Verwaltung.

Die Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnung über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg erfolgt folgendermaßen:

  • Ihre eingebrachte elektronische Rechnung wird automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
  • Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zum Abruf bereitgestellt.
  • Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
  • Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, sobald sie erfolgreich beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg eingebracht wurde.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Unterlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Excel-Tabellendokumente (XLSX)
  • OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Stimmen Sie andere Formate im Vorfeld ihrer Verwendung mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger ab. Rechnungen dürfen einschließlich der rechnungsbegründenden Unterlagen einen Maximalumfang von 15 Megabyte (MB) nicht überschreiten und maximal 100 rechnungsbegründende Unterlagen aufweisen.

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen können Sie als Anlage in die Rechnung einbetten oder von ihr referenzieren.
Für die Referenzen auf rechnungsbegründende Unterlagen werden die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.

Kosten

keine

Hinweis: Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können durch dieses Dienstleistungsunternehmen Kosten anfallen.

Sonstiges

Der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg nimmt elektronische Rechnungen im Standard XRechnung und in anderen Formaten, die den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, entgegen.
Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. XRechnung ist eine Konkretisierung ("Core Invoice Usage Specification" beziehungsweise "CIUS") der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Rechtsgrundlage

Vertiefende Informationen

Bearbeitungsdauer

  • Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde: in der Regel wenige Sekunden.
  • Bearbeitung und fachliche Prüfung: abhängig vom Rechnungsempfänger

Freigabevermerk

11.04.2024 Innenministerium Baden-Württemberg

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